Die Entscheidung „eigene IT-Stelle oder externer Partner” wird im Mittelstand häufig aus dem Bauch heraus getroffen — typischerweise dann, wenn eine konkrete Person verfügbar ist oder ein Anbieter angerufen hat. Das ist verständlich, führt aber selten zur besten Lösung. Hier eine nüchterne Gegenüberstellung mit Kosten, Risiken und einer einfachen Entscheidungslogik.
Die drei realistischen Modelle
| Modell | Kurzbeschreibung | Geeignet für |
|---|---|---|
| Interne IT | Eine bis mehrere eigene Stellen, fest angestellt. | Unternehmen ab ca. 80 Mitarbeitern oder mit hohem Spezialisierungsbedarf. |
| Externer Dienstleister | Vollservice durch einen externen Partner, kein eigenes IT-Personal. | KMU bis ca. 50 Mitarbeiter, ohne Spezial-IT. |
| Hybrid (Co-Managed) | Interne Ansprechperson plus externer Partner. | Mittelständler zwischen 30 und 200 Mitarbeitern. |
Wer zwischen den Grenzen liegt, sollte beide Optionen rechnen — die Bauchentscheidung wird in dieser Zone besonders oft falsch.
Echte Kostenrechnung — am Beispiel 25 Mitarbeiter
Interne IT (eine Stelle, Junior)
- Bruttogehalt 50.000 € pro Jahr.
- Arbeitgeberkosten (~20 %): + 10.000 €.
- Arbeitsplatz, Werkzeuge, Software: 4.000 € pro Jahr.
- Schulungen, Konferenzen: 2.500 € pro Jahr.
- Externe Stunden bei Spezialthemen (Backup, Firewall, Server): 8.000 € pro Jahr.
- Summe: ca. 74.500 € pro Jahr.
Externer Dienstleister (Vollservice)
- 25 × 60 € × 12 Monate = 18.000 €.
- Server, Firewall, Netzwerk-Pauschalen: ca. 3.000 €.
- Projektstunden: 1.500 €.
- Summe: ca. 22.500 € pro Jahr.
Hybrid (Werkstudent / Teilzeit + Dienstleister)
- Werkstudent oder Teilzeit-IT-Generalist: 24.000 € pro Jahr (Vollkosten).
- Co-Managed-Dienstleister: ca. 14.000 € pro Jahr.
- Summe: ca. 38.000 € pro Jahr.
Bei 25 Mitarbeitern ist eine eigene Stelle finanziell selten zu rechtfertigen — außer es gibt klare Sonderfaktoren (Spezialsoftware, regulierte Branche, hohes Aufkommen). Bei 80–100 Mitarbeitern ist es umgekehrt: dann ist externer Vollservice meist teurer als eine eigene Person plus punktuelle Unterstützung.
Was Geld nicht direkt zeigt: Risiken
| Modell | Größte Risiken |
|---|---|
| Interne IT | „Bus-Faktor”: Wenn die eine Person krank, geht oder kündigt, fehlt sofort alles. Wissen oft undokumentiert. |
| Externer Dienstleister | Lock-in, wenn Übergabe nicht sauber geregelt; Reaktionszeit bei Krisen; manchmal weniger Geschäftsverständnis. |
| Hybrid | Doppelte Verantwortung kann Grauzonen erzeugen — ohne klare Rollenverteilung verzögert sich alles. |
Alle drei Risiken sind beherrschbar. Sie müssen aber bewusst gemanagt werden — nicht implizit „wird schon laufen”.
Die einfache Entscheidungslogik
Frage 1: Wie viele aktive Endgeräte haben Sie?
- Unter 10 → externer Dienstleister oder Privatkunden-Service-Modell.
- 10 – 40 → externer Dienstleister mit Vollservice.
- 40 – 100 → hybrid; interne Stelle + Co-Managed-Partner.
- Über 100 → eigenes IT-Team, externer Partner für Spitzen und Projekte.
Frage 2: Welche Spezial-IT haben Sie?
- Standard-Office-IT → externer Partner reicht.
- CAD, ERP, Produktions-IT, Maschinensteuerung → Spezialwissen nötig; interne Person plus spezialisierter Partner.
- Reguliertes Umfeld (Healthcare, KRITIS) → eigene Stelle plus Compliance-Beratung extern.
Frage 3: Wie wichtig ist Vor-Ort-Verfügbarkeit?
- „Wenn es brennt, müssen Sie in 60 Minuten hier sein” → externer Partner muss regional sein, oder Sie brauchen interne Person.
- Office-IT, viel Remote-Arbeit, geringe Vor-Ort-Notwendigkeit → externer Partner mit guter Remote-Abdeckung reicht.
Die häufigsten Fehlentscheidungen
- „Wir nehmen jemanden aus dem Bekanntenkreis.” Hilft am Anfang, schadet später — bei Konflikten ist die persönliche Beziehung im Weg.
- „Wir machen es selbst, ist günstiger.” Ist es selten, wenn man die echten Stunden zählt, die Mitarbeiter neben ihrer Aufgabe für IT aufwenden.
- „Externer Partner ja, aber wir geben keine Passwörter raus.” Verständlich, aber arbeitsverhindernd. Wer einen Partner beauftragt, muss ihm das Arbeiten ermöglichen — mit klarer Dokumentation und Rückübertragbarkeit.
- „Wir kombinieren mit Bordmitteln.” Wenn Verantwortung nicht klar definiert ist, fällt jeder Vorgang zwischen die Stühle.
FAQ
Können wir intern starten und später extern wechseln? Ja, das ist sogar ein häufiger Weg. Wichtig: Dokumentation und Zugänge müssen so geführt werden, dass ein Wechsel jederzeit möglich ist — nicht erst, wenn die Person geht.
Bietet uns ein externer Partner genug Geschäftsverständnis? Das ist eine Frage des Partners, nicht des Modells. Ein guter externer Partner kennt nach drei bis sechs Monaten Ihr Geschäft besser als manche neuangestellte interne Person — wenn er sich die Zeit nimmt, zuzuhören.
Was, wenn wir wachsen und das Modell nicht mehr passt? Geplant. Co-Managed-Verträge lassen sich typischerweise nach zwölf Monaten anpassen, und ein guter Partner schreibt mit Ihnen mittelfristig auf, ab welcher Größe ein Modellwechsel kommen sollte.
Wir wollen keinen Lock-in. Wie verhindern wir das? Vor der Unterschrift schriftlich vereinbaren: Lizenzen auf Ihrem Namen, Domains in Ihrem Konto, dokumentierte Passwörter im eigenen Tresor, Kündigung jederzeit mit Übergabe-Verpflichtung. Mehr im Artikel IT-Dokumentation ohne Lock-in.
Wie wir das angehen
Wir arbeiten mit allen drei Modellen, je nach Lage. Wir geben ehrliche Einschätzungen — auch wenn das bedeutet, dass eine Kombination aus interner Stelle und punktueller Unterstützung für Sie sinnvoller ist als ein voller Servicevertrag. Mehr dazu auf IT-Betreuung & Support.