Die meisten Angebote für IT-Betreuung sind schwer vergleichbar — und das ist kein Zufall. Die Bandbreite reicht von 15 € pro Arbeitsplatz und Monat bis 90 € und mehr, bei vermeintlich gleicher Leistung. Wer mehrere Angebote nebeneinanderlegt, sieht: enthalten ist sehr Unterschiedliches. Hier die ehrliche Einordnung — Preise, Treiber, versteckte Posten.
Drei realistische Preisbänder
| Modell | Was üblich enthalten ist | Pro Arbeitsplatz / Monat |
|---|---|---|
| Basis | Monitoring, Updates, Helpdesk per E-Mail, ein Reaktionsfenster pro Werktag. | 19 – 35 € |
| Standard | Plus Telefon-Support, klare Reaktionszeiten, Endgeräte-Schutz, monatlicher Bericht. | 35 – 60 € |
| Vollservice | Plus garantierte Reaktionszeit, Vor-Ort-Einsatz, Patch-Management, Backup-Überwachung, fester Ansprechpartner. | 55 – 90 € |
Diese Bänder sind keine Festpreise — sie sind Orientierung für realistische Marktpreise im KMU-Bereich (10 bis 80 Endgeräte). Wer für Vollservice 19 € verspricht, hat irgendwo versteckte Kosten: meist beim Stundensatz, in Sonderaufgaben oder im Lock-in.
Was üblicherweise zusätzlich kommt
Ein monatlicher Pauschalpreis pro Arbeitsplatz deckt selten alles ab. Diese Posten werden typischerweise gesondert berechnet:
- Server-Betreuung: zwischen 80 € und 250 € pro Server und Monat.
- Firewall, Switche, Netzwerk-Hardware: 30 – 100 € pro Gerät und Monat.
- Projekte über Standardbetrieb hinaus: Stundensatz, typischerweise 95 – 145 € pro Stunde.
- Vor-Ort-Einsätze außerhalb der Pauschale: Stundensatz plus ggf. Anfahrt.
- Sonderprojekte: Office-Migration, neue Telefonanlage, Server-Wechsel — auf Angebot.
Die fünf größten versteckten Kostentreiber
- Lange Vertragslaufzeiten mit Preisindexierung. Drei- oder fünfjährige Verträge mit jährlicher Anpassung an „den Verbraucherpreisindex” sehen klein aus, summieren sich über die Laufzeit aber auf 15–25 % Mehrkosten.
- Kündigungsfristen mit drei Monaten zum Jahresende. Verlängert die Bindung faktisch um bis zu fünfzehn Monate, wenn man knapp am Stichtag vorbeikommt.
- Lizenzaufschläge. Office 365, Backup-Software, Antivirus über den Anbieter beziehen ist bequem, aber häufig 10–20 % teurer als direkt — und schafft Lock-in.
- Mindestabnahme. „Pauschal pro Monat” gilt oft erst ab z. B. 10 Endgeräten — kleinere Unternehmen zahlen den Mindestpreis.
- Eskalationsstufen. Reaktionszeit „innerhalb 24 Stunden” klingt zumutbar — bis es um den Produktionsausfall an einem Freitag um 16 Uhr geht.
Was Sie vor der Unterschrift prüfen sollten
| Frage | Was Sie hören wollen |
|---|---|
| Wie schnell reagieren Sie bei einem Ausfall? | Konkrete Zeit, schriftlich, mit Eskalationsstufen. |
| Was ist nicht im Preis enthalten? | Klare Liste — keine ausweichenden Formulierungen. |
| Wer ist mein fester Ansprechpartner? | Ein Name, kein Ticket-System ohne Mensch. |
| Wie sieht der Übergang aus, wenn wir später wechseln wollen? | Dokumentation, Passwortübergabe, klare Frist — keine Drohgebärden. |
| Auf wessen Namen laufen Lizenzen, Domains, Cloud-Konten? | Auf Ihrem. Immer. |
| Wie sieht ein Quartalsbericht aus? | Beispiel anfordern — gut ist sachlich, kurz, konkret. |
Wie sich der Preis im Mittelstand realistisch zusammensetzt
Beispiel: ein produzierendes Unternehmen in der Region Stuttgart mit 25 Mitarbeitern, einem Server, zwei Druckern, einer Firewall, Office 365 für alle.
- Arbeitsplätze: 25 × ca. 50 € (Standard) = 1.250 € / Monat
- Server: 1 × ca. 180 € = 180 €
- Firewall: ca. 60 € = 60 €
- Summe Pauschale: ~1.490 € / Monat
- Projekt-Stunden (12 / Jahr im Schnitt): ca. 1.500 € / Jahr zusätzlich
- Office-365-Lizenzen (sofern beim Anbieter): Aufschlag möglich
Effektive Vollkosten pro Mitarbeiter und Monat: in dem Beispiel ca. 65 – 70 €. Wer mit einem Angebot von 35 € pro Arbeitsplatz hereinkommt, erreicht dieses Niveau am Ende oft auch — nur in Posten verteilt, die nicht im Hauptpreis stehen.
Was sich realistisch sparen lässt
- Hybride Modelle: interne Ansprechperson plus externer Partner. Spart 20–30 % bei mittleren KMU mit eigener IT-Kompetenz.
- Reaktionszeiten realistisch ansetzen: Wer keine 24/7-Bereitschaft braucht, sollte sie nicht zahlen.
- Standardisierte Hardware: einheitliche Geräte sparen Support-Aufwand spürbar.
- Schulung der eigenen Leute: ein Tag Anwender-Schulung pro Jahr reduziert die Anzahl der Anfragen um 15–25 %.
FAQ
Lohnt sich der günstigste Anbieter, wenn die Leistung „auf dem Papier” gleich ist? Selten. Bei vergleichbarem Umfang signalisiert ein Preis 40 % unter dem Marktdurchschnitt: schlechtere Reaktionszeit, weniger erfahrenes Personal oder ein anderes Geschäftsmodell, das später wehtut.
Was zahlt eine 25-Personen-Firma im Jahr realistisch? Vollservice typischerweise 18.000 – 26.000 € pro Jahr inklusive Projektstunden. Co-Managed-Modelle 12.000 – 18.000 € — bei dann interner Stelle als Ergänzung.
Ist Pauschale besser als Stundenabrechnung? Pauschal ist meist günstiger und planbarer. Stundenabrechnung lohnt sich nur bei sehr geringem Aufkommen — wer mehr als zwei Tickets pro Mitarbeiter und Jahr hat, fährt mit Pauschale günstiger.
Können wir IT-Betreuung mit Investitionszuschüssen fördern lassen? In Baden-Württemberg gibt es Programme zur Digitalisierung, die teilweise auch Betreuungsleistungen abdecken. Bedingungen wechseln — vor Vertragsschluss prüfen.
Wie wir das machen
Wir kalkulieren transparent: ein Angebot, drei Preisspalten je Modell, kein versteckter Aufschlag, Lizenzen auf Ihrem Namen, dokumentierte Übergabe. Mehr dazu auf IT-Betreuung & Support. Wenn Sie sich grundsätzlich noch fragen, ob externe Betreuung in Ihrer Größe sinnvoll ist, hilft der Artikel Interne IT oder externer IT-Dienstleister.